Ai livrat marfa. De ce încă nu ai încasat cursa?

Documente lipsă, referințe greșite, facturi netrimise. Unde se blochează banii între descărcare și scadență.

Camionul a descărcat de trei săptămâni. Întrebi de bani și afli că factura nu a fost acceptată: lipsește o pagină din documente. Transportul a mers. Dosarul a rămas pe loc.

În transport, „livrat”, „facturat” și „bun de plată” descriu momente diferite. Dacă le amesteci, raportul îți arată bani de încasat, dar nu îți spune ce împiedică încasarea.

Dosarul începe înainte de încărcare

La acceptarea comenzii, verifică partenerul contractual, tariful, moneda, termenul de plată și cerințele de documente. Sunt cerute originale? Există un portal? Ce referință trebuie trecută? Când începe să curgă termenul conform contractului? Aceste întrebări se rezolvă înainte de a trimite camionul.

Cinci stări care îți arată unde sunt banii

Livrat, documente incomplete: cine aduce ce lipsește și până când?
Dosar complet, nefacturat: cine emite factura?
Facturat și transmis: unde este dovada transmiterii?
Blocat sau contestat: care este motivul exact și cine răspunde?
Scadent: care este următoarea acțiune de urmărire?

Nu înlocui aceste informații cu o singură etichetă, „în lucru”. Ea nu ajută persoana care preia cazul după tine.

Șoferul trimite. Dispecerul verifică. Facturarea confirmă.

Stabilește o predare clară între cele trei etape. Pozele trebuie să fie lizibile, cu toate paginile relevante și observațiile vizibile. Dispeceratul corelează documentele cu transportul. Persoana care facturează verifică cerințele convenite și păstrează dovada expedierii dosarului.

Un client bun poate deveni o expunere prea mare

Înainte de o nouă comandă, uită-te la suma totală expusă pe partener: facturi neachitate și curse executate sau aflate în lucru. Decide intern cine poate aproba depășirea limitei stabilite. Repetarea curselor pentru același client nu înlocuiește verificarea plăților.

Ce măsori la finalul lunii

Urmărește cât durează de la descărcare până la transmiterea dosarului complet, câte dosare sunt returnate și de ce. Dacă aceeași eroare revine, schimbă instrucțiunea de la începutul procesului. Pentru litigii, rețineri și recuperări, analizează contractul și situația cu persoanele competente.

Mai puține dosare blocate înseamnă mai puțin timp pierdut căutând explicații după ce cursa a fost uitată.